January 30th, 2005 辦公室的潛規則

上個星期遇到幾件荒謬的事情，
都是和辦公室有關的，令我產生不少疑問。

有一封通告，本來應該是公開發放的。
但是卻沒有人看見這篇通告登出來。
有人發現了，追問詳情。
該職員表示自己已經把東西傳給負責人了，
但那負責人沒有把那東西公告天下。
於是問那個職員，為何不可以自己把通告公告天下，
而要交給另一位負責人。
那職員說，這本來一向都是某某負責的，
他不應該招攬上身，所以這只是公事公辦。
更何況他同時在更進很多不同的事，這只是其中之一，時間有限，
所以他是按著慣例，以前怎樣做便怎樣做。
我聽了以後，也明白他的苦衷。
畢竟他只是個小職員，只能跟著規矩辦事。
而工作也太多太忙了。誰也不想令自己工作量變得更重。
但是也有一點覺得不對勁。
假若有一個工作，並沒有指示是誰負責的話，
那是不是會沒有人負責呢？

有個學系的系主任，
忽然想為這個系成立一個舊生會。
也許他曾經和一些校友傾談過，開過會商討過。
他告訴辦公室的小姐說，
可以通知現在的學生們有一個舊生會成立了，
希望同學們也踴躍支持。
於是那位小姐發了一封非常精簡的電郵給同學們，
內容只有兩句：「我們 X X 系的舊生會成立了，現正招收會員。
會費為二百元，有興趣請和我 X 小姐聯絡。」
同學們看到這封電郵，一頭霧水，不明所以，只知道要交二百大元入會。
系主任也許並沒有錯。他確實很熱心希望邀請有同學參加。
辦公室小姐也許並沒有錯。她只是公事公辦。
但我們看到了一個訊息從上而下傳送時出現了嚴重的問題。
誠意的邀請變成沒頭沒腦的公文。
一個上司可以突然有很大的想頭，很創新的意念，很理想的方案，
經過辦公室做出來，可以變得很公式化，很平庸。
到底裏面出現了甚麼問題？
是因為訊息由上而下的傳達中產生了甚麼漏洞？

話說這個學系的課室，
現在就讀的學生預訂是不用收費的，
但舊生預訂來舉辦活動則要收則數百元的費用。
有學生和舊生想共同舉辦一個活動。
辦公室的小姐們沒有發覺收費的問題，
於是一直也沒有提過。
有一天，某位高層忽然發現舊生需要收費的問題，
於是致電負責同學，說必須收取費用。
同學嚇了一跳，因為從來不知道原來要交這麼多錢。
連忙寫一些活動的計劃書，表明這活動是學生舉辦的，舊生只是參與活動。
交了計劃書之後，辦公室的高層忽然又轉口風，
向同學說不需要收費了。
事件算是擺平了，但是卻顯露出行政上的混亂。
整件事最奇妙的轉捩點在於高層突然發現這件事，
從這裏顯出原來一個規則如何演釋可以隨高層人士的意願而改變。
就好像人大釋法一樣。

以上列舉的也許只是很雞毛蒜皮的小事吧。
但是對於受影響的人來說，就少不了要折騰一番。
在社會裏，這樣的事情還多著哩。

從這些小事裏我們看到一些普遍的辦公室現象：
一）有些事情如果一直有慣例是怎樣做，
就不會有人去改，直至發生嚴重的問題。

二）下屬通常是不會反駁上司的。
即使上司提出一些難以有成效、難以實行的計劃，
下屬也可能不敢指出上司的錯處，而遵照上司的指示執行。
因為反駁上司可能會激怒上司，會令自己受到責難，
搞不好連工作都要搞掉。
那倒不如不出聲，少反駁為妙，
上司說怎樣辦就怎樣辦。
到頭來搞得一團糟，就讓上司自己發現自己的愚蠢好了。

三）有時有權力的人的意向比規矩更加重要。
故有些決定，一定要得到有權力的人的支持才能夠通行，
即使規矩上並沒有規定要這樣做，但不這樣做，就根本無行通行。

這些問題是基於甚麼因素做成的呢？
我想基本原因在於僱員從來不覺得這工作是自己想做的。
他只是打一份牛工。他們的職責只是執行上司的指令。
公司不是屬於自己的，自己不需要為公司的成就得失負責。
在這種心理下的員工，是不會為上司出謀劃策的。
所有決策，就讓有權力的人去決定好了，自己不必攬上身。
我想，這可能是絕大多數打工仔的心態。

然而這種心態推而廣之，卻可以成為整個社會的重大阻力。
例如蔡子強的《新君王論》裏面就提到，
為何高官一再提出很多異開天開的大計劃呢？
我們可以想像，在這些高官的辦公室裏，
他們的下屬都對高官唯恭唯敬，
從來不會反駁，也從來不會提醒他們這些政策有多危險。
於是高官總是聽到讚美的聲音，
他們就以為自己的計劃百無一失
直至他們遭到傳媒譴責，他們才發覺自己背上黑鑊，
醒覺到自己的位置是多麼危險。
我們可以責罵高官。
但也許背後有很多不為人知的官僚制度的陋習拖垮了他們。

有一次和人開會商討一個計劃。
大家都提出很多不同的意見，但最後得不到任何結論。
結果到了下一次開會時，
所有東西依然動也沒有動過，和上一次開會毫無分別。
後來友人提點我，
開會不是用來「商議」事情，而是應該用來「通過」事情的。
大家意見不同，各執一詞，如果到了開會時才商議辯論，只會浪費時間。
所以倒不如事先和每個人打個招呼，多些非正式的聯誼，
背後關係打通了，開會時便一切好辦。
看來畢竟在這社會生存就是要這樣啊。